Manchmal kommt es mir so vor, als
würde die Zeit im nu verfliegen. Die To-Do-Liste ist nicht weniger
geworden. Stress macht sich breit. Wie soll das alles nur geschafft
werden? Gutes Zeitmanagement kann dabei helfen.
Ich hatte neulich im Rahmen einer
beruflichen Weiterbildung ein kleines kompaktes Seminar zu
Zeitmanagement. Davor habe ich mich schon immer mal privat und auch
während meiner Studienzeit viel mit Zeitmanagement befasst. Insofern
war vieles für mich nicht neu. Aber ich habe wieder mal Grundlagen
aufgefrischt und möchte euch die wichtigsten Erkenntnisse
vermitteln.
Zeitmanagement ist eigentlich nicht
das richtige Worte. Die Zeit kann man nicht wirklich managen, man
kann nur beeinflussen, wie man mit der Zeit umgeht. Jeder von uns hat
24 Stunden am Tag zur Verfügung. Manche kommen gut damit zurecht,
manche weniger. Zeit zu sparen ist nicht Ziel des Managements,
sondern bewusster und effizienter mit der Zeit umzugehen. Es geht
eigentlich mehr um einen selbst. Jeder geht anders mit seiner Zeit
um, deswegen ist das auch ein wirklich persönliches Thema.
Gründe für zu wenig Zeit
Wie schon erwähnt kommt es einem im
Alltag vor, als ob einem die Zeit nur davon rennt. Da die Zeit aber
immer gleich verläuft, kann es nicht daran liegen. Es ist alles eine
Sache der Wahrnehmung und wie wir unsere Aufgaben erledigen. Außerdem
gibt es immer wieder Störungen und Zeiträuber in unserem Alltag.
Wir verbringen zu viel Zeit auf Facebook und Twitter, surfen ziellos
durch das Internet.
Auf Arbeit kommt ständig ein
Kollege und will etwas von uns. „Könntest du mal kurz?“ Doch aus
dem „mal kurz“ wird dann doch wesentlich länger als gedacht. Wir
können oftmals nicht „Nein“ sagen, weil wir uns nicht unbeliebt
machen wollen. Und dann wäre da noch der Perfektionismus. Wir wollen
Aufgaben am besten 120 Prozent erfüllen, dabei ist das gar nicht
gefordert. Andere haben mit Prokrastination zu kämpfen der
Aufschieberitis. Dann schiebt man unliebsame Aufgaben auf die lange
Bank. Man hat so lange ein Motivationsproblem bis man ein
Zeitproblem hat.
Bei vielen Aufgaben neigen wir auch
dazu, Dinge gleichzeitig zu erledigen. Doch Multitasking ist ein
Irrtum, wir können Dinge nicht parallel zueinander machen, sondern
nur nacheinander. Indem wir aber immer wieder zwischen Aufgaben
wechseln, verlieren wir Konzentration und am Ende sind wir viel
langsamer weil wir jedes Mal Zeit brauchen, um uns einzuarbeiten.
Es gibt viele Ursachen, die uns Zeit
rauben. Ein erster Schritt um dagegen vorzugehen ist, diese Probleme
zu erkennen. Einsicht ist der erste Schritt zur Besserung. Dann
können gezielt Strategien entwickelt werden, um diese Probleme zu
beseitigen.
Was bin ich für ein
Zeitmanagement-Typ?
Es ist ja so, dass jeder anders mit
seiner Zeit umgeht. Deswegen gibt es auch nicht das perfekte
Zeitmanagement für jeden. Sowieso muss jeder für sich sein eigenes
Zeitmanagement finden, es an die eigenen Lebensumstände anpassen. In dem Seminar habe ich gelernt, dass es grundsätzlich zwei
Zeitmanagement-Typen gibt.
Einerseits der der kreative Chaot
und der ordnungsliebende Systematiker. Der kreative Chaot möchte am
liebsten alles gleichzeitig machen, hält sich eher vage an zeitliche
Vorgaben. Er findet vieles spannend, liebt Überraschungen und
Probleme. Er experimentiert gerne und bevorzugt Vermutungen und
Ahnung. Er braucht einen schnellen Überblick und achtet auf das
Gesamtbild.
Der Systematiker oder logische
Ordner dagegen erledigt eine Sache nach der anderen, plant lieber und
nimmt Zeitvorgaben sehr ernst. Er kann gut priorisieren und sucht
eine einzige korrekte Antwort. Er liebt es eher, wenn alles nach Plan
läuft und verlässt sich auf Bewährtes. Er achtet auf Details und
mag lieber Daten und Fakten. Er braucht kurze klare und präzise
Informationen.
Zu welchem Typ würdet ihr euch eher
zuordnen? Reine Typen gibt es meist nicht, meist tragen wir
Eigenschaften von beiden in uns. Aber viele neigen eher mehr zu einem
bestimmten Typ. Ich würde mich klar dem Ordner und Systematiker
zuordnen, auch wenn einige Eigenschaften wie Experimente, Dinge
spannend finden auch gut auf mich zutreffen.
Hat man herausgefunden, welcher Typ
man ist, kann man viel besser nach geeigneten Zeitmanagement-Methoden
schauen. Es gibt auch da Unterschiede. Solche, die sehr strikt und
nach Plan vorgehen, die für den Ordner besser sind. Und solche, die
eben nicht so streng sind, sondern mehr Spielraum für kreative
Chaoten lassen.
Wie kriege ich meine Zeit in den
Griff?
Zeitmanagement boomt ja regelrecht.
Es gibt überall Bücher, das Internet ist voll mit Webseiten und
Blogs dazu. Deswegen werde ich nur mal einige Beispiele für Methoden
vorstellen, ohne Vollständigkeit zu beanspruchen. Ich halte folgende
Strategien und Techniken für sinnvoll und nutze sie auch immer mal
wieder.
Smart-Methode
Die Buchstaben SMART stehen jeweils
für bestimmte Aspekte bei der Zielsetzung.
Spezifisch – Ziel konkret
formulieren
Messbar – Ziel sollte anhand von
bestimmten Aspekten kontrolliert werden können
Attraktiv – Das Ziel sollte mich
reizen und mich motivieren
Realistisch – Es sollte auch vor
allem machbar sein, damit ich nicht zu schnell frustriert aufgebe
Terminiert – Es gibt einen festen
Start- und Endtermin
Ein Beispiel wäre: Ich nehme mir
vor mehr Sport zu machen. Das allein reicht aber als Ziel nicht aus,
ist zu ungenau. Besser wäre: Ich werde ab morgen jeden Tag um 18 Uhr
ins Fitnesstudio gehen. Ich nehme mir vor pro Woche ein Kilo
abzunehmen, indem ich mich wöchentlich wiege. Ich möchte abnehmen,
weil ich mich dann besser und fitter fühle. Ich mache so lange
Sport, bis ich mein Wunschgewicht von 50 Kilo erreicht habe. Ich will
fünf Kilo abnehmen.
Ihr seht, das klingt schon
wesentlich umfangreicher, detaillierter und spezifischer. Durch die
Smartmethode wird das Ziel deutlicher und auch vor allem greifbarer.
Pareto-Prinzip
Laut dem Pareto-Prinzip brauchen wir
nur 20 Prozent Aufwand um 80 Prozent der Ergebnisse zu erzielen. Doch
für die letzten 20 Prozent brauchen wir paradoxerweise 80 Prozent
Aufwand. Man kann sich fragen, ob wir immer 100 Prozent geben müssen.
Reichen bei vielen Aufgaben nicht 80 Prozent, sind die nicht gut
genug? Und sind für mich und meine Mitmenschen 100 Prozent immer
gleich?
Für mich mögen 80 Prozent 80
Prozent sein, doch für andere sind es eventuell schon 100 Prozent
also genug. Daraus leitet sich ab, dass es vielleicht auch reicht,
wenn ich nur 80 Prozent der Ergebnisse habe und mir dadurch viel Zeit
und Mühe spare. Anstatt also immer die 100 Prozent anzupeilen,
könnte man sich den Aufwand auch sparen. Konkret könnte das so
sein: Ich schreibe eine Artikel, mache ihn zu 80 Prozent fertig. Doch
ehe ich auf 100 Prozent gehe, lasse ich einen Kollegen drüber
schauen, der eventuell sagt, dass das schon reicht. Dann muss ich die
restlichen 20 Prozent nicht mehr mich abrackern, habe Zeit und
Energie gespart und trotzdem ein gutes Ergebnis. Im Klartext: Wir
müssen nicht perfekt alles machen, gut ist gut genug, wir können
Ressourcn sparen, sollten lernen effektiver und effizienter zu
arbeiten.
Eisenhower Methode
Diese Methode ist gut, um unsere
Aufgaben und Ziele zu priorisieren. Nicht alle Aufgaben sind gleich
wichtig und müssen sofort erledigt werden. So gibt es vier
Aufgabentypen nach unterschiedlicher Wichtigkeit. In die A-Kategorie
fallen Aufgaben, die wichtig und dringlich sind. Die B-Kategorie
umfasst jene Dinge, die wichtig, aber nicht dringend sind. Ich kann
sie auch später erledigen, sollte sie aber auch wirklich machen. Die
C-Kategorie umfasst Aufgaben, die dringend sind, aber nicht so
wichtig. Diese könnten auch an andere delegiert werden. Und in die
letzte Kategorie fallen weder wichtige noch dringende Aufgaben. Sie
können von der Liste gestrichen werden.
Eine A-Aufgabe wäre bei mir
beispielsweise, dass jeden Tag eine Zeitungsausgabe veröffentlicht
werden muss. Klar, das ist wichtig und vor allem dringend, jeden Tag
soll es ja eine Ausgabe geben. Das kann nicht verschoben werden. Eine
B-Aufgabe wäre für mich, einen Plan für ein wichtiges Projekt zu
erstellen. Das ist wichtig für mein Projekt, aber es ist eben nicht
so dringend, dass ich es sofort machen sollte. Und so weiter. Und so
kann man sich jeden Tag hinsetzen, aufschreiben, welche Aufgaben man
hat und sie nach dem Prinzip ordnen.
Leistungskurve kennen
Es ist auch gut, zu wissen, wie der
eigene Biorhythmus tickt. Jeder Mensch ist zu anderen Tageszeiten
wirklich produktiv. Viele vormittags, manche auch erst am Abend oder
in der Nacht. Wenn man das weiß, kann man wichtige und anstrengende
Aufgaben passend verteilen. Ich mache beispielsweise anspruchsvolle
Aufgaben lieber vormittags. Oder eben auch nervige und unangenehme,
dann habe ich sie gleich hinter mir und muss mich damit nicht mehr
plagen. Weniger wichtige Sachen wie E-Mails checken oder etwas
recherchieren könnte man auch nachmittags machen. Nach dem
Mittagessen haben die meisten ihr Tief bis nachmittags etwa ab 3 Uhr,
wenn die Leistungskurve wieder hoch geht.
Monotasking betreiben
Lieber nicht mehrere Sachen auf
einmal, man kommt immer wieder raus, braucht Zeit sich wieder
einzufuchsen. Konzentriert man sich auf eine Sache, kann man diese
viel konzentrierter und stressfreier erledigen, spart auch Zeit und
ist produktiver. Multitasking ist einfach nicht möglich, bringt
einen durcheinander und hat keine Vorteile. Gibt man sich einer
Aufgabe hin, geht man viel eher in ihr auf, dann macht das Arbeiten
auch mehr Spaß.
Aufgaben in Blöcken erledigen
Statt mal zu telefonieren, schnell
eine Mail zu schreiben und etwas zu recherchieren, sollte man
Aufgaben, die ähnlich sind, am Stück machen. Wir brauchen dann
nicht mehrere Anläufe, kriegen alles in einem Rutsch weg. Wenn man
eben schon mal dabei ist, kann man alles zusammen erledigen. Das ist
einfach viel effizienter und effektiver, ähnlich wie beim
Monotasking.
Pufferzeiten einplanen
Sehr oft verschätzten wir uns,
wollen zu viel angehen und schaffen es meist nicht. Es kommen viele
Störungen dazwischen oder wir brauchen doch länger als gedacht. Um
Stress vorzubeugen, kann man einfach viel mehr Zeit einplanen als
gedacht. Generell sollte man sich den Tag nicht zu planen. Am besten
höchstens 40 Prozent der Zeit verplanen. 30 Prozent für
Zwischenfälle und Erholung lassen und noch mal 30 Prozent als
Pufferzeiten.
Pausen machen
Entspannung muss sein. Es ist keine
vergeudete Zeit. Denn wer nur am ackern ist, lässt irgendwann nach.
Es besteht die Gefahr, sich zu überarbeiten. Man ruiniert sich damit
selbst. Pausen sind wichtig, um herunterzukommen, um Kraft zu tanken
und wieder besser arbeiten zu können. Am besten ist es jede Stunde
eine kleine Pause zu machen, das Mittagessen nicht ausfallen zu
lassen. Vielleicht noch ein Power Nap danach. Einfach mal die Arbeit
sein lassen, sich nicht damit befassen. Manchmal hat man nach der
Pause sogar gute Einfälle und neue Lösungen für Probleme.
Nein sagen lernen
Ich weiß, es fällt vielen und auch
mir schwer. Wir wollen es allen recht machen. Aber wenn sich das
häuft, wir nur noch ausgenutzt werden oder eigene Prioritäten
flöten gehen. Dann sollten wir rechtzeitig Stopp sagen und ablehnen.
Unsere Zeit ist kostbar und wie wir damit umgehen, das entscheiden
wir. Wir haben alle nur begrenzt Zeit. Wir haben auch alle genug zu
tun. Deswegen sollten wir Grenzen setzen, wenn es zu viel wird und
wenn es vor allem Aufgaben sind, die nicht unbedingt von uns erledigt
werden müssen. Oder gar nicht wichtig sind.
Nicht zu viel auf die To-Do-Liste
setzen
Um Stress zu vermeiden, sollten wir
auch wirklich nicht zu viel planen. Pro Tag nur drei wichtige
Aufgaben machen., Ansonsten sind To-Do-Listen aber wirklich
praktisch. Es so befriedigend nach jeder Aufgabe ein Häkchen zu
setzen und sich selbst dafür zu feiern. Jedenfalls nicht zu viel
notieren, weil man unmöglich alles schafft und am Ende eher
frustrierter ist als sowieso schon.
Störfaktoren ausblenden
Vorhin hatte ich es schon mal
geschrieben, aber das muss einfach betont werden. Wir sollten unsere
Zeiträuber kennen und möglichst vermeiden. Das bedeutet klar zu
sagen, dass man gerade keine Zeit hat, sich jemand kurz fassen soll,
Aufgaben verschiebt. Und vor allem Ablenkungen vermeiden. In
Großraumbüros könnte man Kopfhörer aufsetzen und signalisieren,
dass man seine Ruhe haben will oder die Tür schließen falls es
geht. Und am besten Social-Media-Zeiten blockieren oder gar nicht
erst aufmachen.
Zeit für das Planen einplanen
Jeden Tag reichen schon 15 Minuten
aus, um die wichtigsten Aufgaben und Ziele zu notieren, zu
priorisieren und zu überlegen, wie man sie am besten umsetzt.
Folgende Fragen könnten helfen: Ist die Aufgabe wichtig und
dringend? Muss ich sie heute erledigen? Geht auch wann anders? Muss
ich sie unbedingt machen? Oder kann die Aufgabe auch wer anders tun?
Ist sie überhaupt wichtig oder nicht?
Mit analogem oder digitalen
Terminkalender arbeiten
Am besten alles, was man plant,
direkt aufschreiben, ob nun in ein Notizbuch oder in das eigene
Handy. Hauptsache es steht irgendwo und wird dadurch nicht vergessen.
Außerdem können wir so auch mehr Struktur in die Planung
reinbringen.
Sich erinnern lassen
Ich habe einen Terminkalender immer
auf dem Handy und kann einstellen, wann mich dieser daran erinnert.
So entlaste ich meinen Kopf, kann mich besser auf andere Sachen
konzentrieren, vergesse aber auch nichts.
Machen statt planen – weniger als
fünf Minuten
Dinge, die schnell erledigt sind und
nicht länger als 5 Minuten brauchen, am besten nicht verschieben
oder wann anders planen, sondern gleich tun. Das spart Zeit und wir
müssen uns damit nicht mehr befassen. Auch das entlastet sehr.
Anderen von meinen Vorhaben erzählen
Am besten anderen erzählen, dass
man eine bestimmte Sache machen will. Man will sich vor anderen ja
nicht schämen und arbeiten umso härter an sich, um die Aufgabe zu
erledigen.
Innere Motivation finden
Wir sollten auch immer den Sinn und
die Bedeutung hinter Aufgaben und Zielen kennen. Der Mensch braucht
einfach so etwas, um auch durchzuhalten. Noch so jede kleine Aufgabe
wird einen Nutzen haben und je mehr wir uns das verdeutlichen, desto
attraktiver wird, diese zu erledigen. Selbst Putzen und Abwaschen
sind wichtig, damit wir uns wohlfühlen.
Routine daraus machen
Es heißt, dass man etwa 21 Tage
braucht, bis man eine Gewohnheit etabliert hat. Also am besten jeden
bis 21 Tage täglich alles auf die To-Do-Liste setzen und planen.
Irgendwann wird es dann auch zur Gewohnheit und fällt uns nicht mehr
schwer.
In kleinen Schritten beginnen,
langsam steigern
Wir sollten wirklich nicht
übertreiben und zu viel von uns verlangen. Das frustriert einfach
und wir geben zu schnell auf. Lieber kleine Ziele setzen, die wir
leicht erreichen. Die Erfolgserlebnisse mehren sich, die Motivation
wächst. So können wir uns langsam weiter entwickeln, uns mehr und
schwierigere Aufgaben vornehmen und wachsen daran.
Sich bei Erfolgen belohnen
Wichtig ist sich auch Zeit zu nehmen
und sich für seine Erfolge zu belohnen. Mal auf die Schulter
klatschen, etwas schönes Gönnen, sich selbst loben. Auch das
fördert die Motivation, stärkt das Selbstbewusstsein und lässt
einen länger durchhalten.
Flexibel sein und mit Zwischenfällen
umgehen
Wenn es mal nicht so läuft wie
geplant. Kein Problem! Das ist normal und wir sind eben auch nur
Menschen und keine Maschinen. Seid nicht zu streng mit euch, nehmt es
locker und mit Humor. Fehler passieren immer, scheitern gehört zum
Leben dazu. Das Leben ist eben unberechenbar, am besten immer einen
Plan B haben und versuchen gelassen zu bleiben. Nicht deprimiert
sein, sondern überlegen: Wie kann ich jetzt das beste daraus machen?
Welche Möglichkeiten habe ich jetzt? Wie muss ich mich anpassen?
So das waren meine Ratschläge für
bessere Zeitmanagement. Ich hoffe, ich konnte euch weiterhelfen. Habt
ihr Tipps, Verbesserungsvorschläge oder andere Anregungen?
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